ERP - Explicaci�n y definici�n del ERP

�Qu� es ERP?

Un ERP se define como un sistema de informaci�n que engloba todas o parte de las actividades de una empresa, el cual unifica toda la informaci�n en un �nico espacio con el objeto de recopilar, almacenar, procesar y distribuirla para la correcta gesti�n de una empresa u organizaci�n. El nombre ERP proviene de las siglas inglesas Enterprise Resources Planning o lo que es lo mismo Sistema de planificaci�n de recursos.

Antes de explicar detalladamente la definici�n de ERP anteriormente descrita recordamos que una empresa u organizaci�n es un �nico sistema que a su vez est� compuesto de otros subsistemas, �reas o departamentos, los cuales se relacionan e interact�an entre si y con el entorno externo con el objeto de proporcionar unos productos y/o servicios que satisfagan las necesidades de los usuarios o compradores. Por ello las personas de los diferentes departamentos o �reas que conforman un empresa han de trabajar en conjunto para lograr unos objetivos en donde la informaci�n ha de fluir y compartirse diariamente. Con un ERP las barreras de informaci�n entre los diferentes departamentos desaparecen, la informaci�n fluye y es compartida en tiempo real, por ejemplo de nada servir� calcular y establecer un sistema de producci�n para fabricar un lote �ptimo si el departamento de abastecimiento no conoce este dato y por ende no dispone de stock suficiente para suministrar los materiales necesarios.

Volviendo a la definici�n de un ERP indicamos que se trata de un sistema de informaci�n el cual se apoya en las tecnolog�as inform�ticas y computacionales con el objeto de hacerlo eficiente y eficaz, por ello muchas veces se asemeja a un software, este sistema de informaci�n se basa en los siguientes 4 pilares:

1. Hardware - Hace referencia a los requerimientos de ordenadores, estaciones de trabajos... necesarios para instalar y trabajar con el programa ERP.

2. Software - Corresponde al propio sistema del ERP mediante el cual se introduce, almacena, calcula y se distribuye toda la informaci�n de la empresa.

3. Servidor - Es el sitio f�sico o virtual donde se almacena y se recupera toda la informaci�n de nuestro ERP.

4. Red- Se refiere a todo el sistema necesario para conectar a todos los ordenadores entre s� con el servidor, de tal forma que un gran n�mero de personas pueda utilizar y compartir en cualquier lugar y hora la informaci�n de nuestro ERP.

Dentro del propio software, el ERP se apoya en las tecnolog�as existentes sobre bases de datos, mediante la cual toda la informaci�n es introducida y gestionada en una gran y potente base de datos la cual es almacenada en el servidor seleccionado.

Con todo lo expuesto anteriormente podemos identificar un ERP como una potente base de datos interconectada y relacionada con todos los departamentos de una empresa, en donde todos o parte de los empleados, gestores y directivos introducen la informaci�n relevante de su trabajo (todos trabajan en un mismo programa), el cual almacena y trabaja con todos los datos para reportarlos a la empresa con objeto de gestionarla correctamente.

Al igual que ocurre en las empresas, la base de datos del ERP se compone a su vez en diferentes m�dulos de gesti�n conectados entre s� que generalmente corresponden a �reas o departamentos, como por ejemplo m�dulos de:

Los usuarios de cada departamento trabajan diariamente con todos o algunos de los m�dulos a los cuales pueden acceder, introduciendo y manejando la informaci�n que recopila el ERP.

El ERP no solo capta y almacena datos, unas de las principales funciones es trabajar y calcular con estos datos con el objeto de automatizar tareas diarias de los usuarios, por ejemplo gracias a la informaci�n aportada por los diferentes departamentos el ERP es capaz de calcular en apenas unos segundos las necesidades de materiales en cantidad y fecha para la producci�n de un producto partiendo de la lista de materiales y de las necesidades de entrega, por otro lado es capaz de calcular y realizar autom�ticamente modelos de impuestos como el IVA o IRPF en periodos de tiempo que deseemos, nuestro ERP puede calcular los costes asociados a un producto, proyecto o secci�n, a su vez puede realizar las n�minas de todos los empleados en funci�n de las horas trabajadas, antig�edad, puesto que desempe�a... todos estos reportes y muchos m�s son realizados por nuestro ERP en apenas unos segundos y con un 100% de fiabilidad de c�lculo, �te imaginas realizar estos trabajos manualmente?, sin lugar a duda invertir�amos un tiempo y esfuerzo excesivo en buscar, recopilar y analizar la informaci�n necesaria con la posibilidad de no disponer de datos o registros necesarios as� como de equivocarnos mientras realizamos los c�lculos.

Or�genes y evoluci�n del ERP - Software ERP

Los or�genes de los sistemas ERP se remontan a la d�cada de los a�os 50 donde los costosos, voluminosos y lentos ordenadores centrales que dispon�an las grandes empresas eran programados para realizar las primeras tareas autom�ticas relacionadas con la gesti�n de stocks.

En la d�cada de los a�os 60 nacieron los primeros programas basados en el MRP, dichos programas planificaban los materiales necesarios para la fabricaci�n de un producto tanto en fecha como en cantidad.

En los a�os 70 el �xito obtenido por los programas MRP as� como las continuas necesidades que ten�an las empresas y organizaciones para controlar y gestionar los procesos lo hizo evolucionar en el MRPII donde los ordenadores calculaban autom�ticamente las necesidades de personal y materiales para la fabricaci�n de los productos de una empresa. As� mismo estos programas empezaron a interconectar otros m�dulos que compart�an la informaci�n, por ejemplo mediante la informaci�n aportada por el MRPII el m�dulo de contabilidad era capaz de planificar las entradas y salidas de dinero de la empresa.

Durante los sucesivos a�os 80 y principios de los 90 cada vez se a�ad�an m�s m�dulos a los sistemas MRPII, m�dulos como Recursos Humanos, Ingenier�a, gesti�n de Proyectos ... acu��ndose por primera vez el t�rmino de ERP en el a�o 1990 por la consultora estadounidense Gartner Group.

A principio del siglo XXI los sistemas ERP fueron evolucionando cada vez m�s y m�s conformen se le incorporaban nuevos m�dulos y herramientas de an�lisis, estos nuevos m�dulos nos solo interactuaban e interrelacionaban la informaci�n interna de la empresa, ahora se recoge toda la informaci�n que nos aportan nuestros clientes o usuarios, se introducen todas las leyes que regulan los paises as� como se analiza los productos y/o servicios de la competencia con objeto de tener todos los par�metros necesarios para una excelente gesti�n de la empresa.

M�dulos de gesti�n como el CRM (Customer Relationship Management) o gesti�n de las relaciones con los clientes, SPM (Supplier Performance Management) o gesti�n y an�lisis de proveedores, BI (Bussines Inteligence) o Inteligencia de negocios, hicieron que nuestro sistema mirase tanto el interior como el exterior de nuestra empresa evolucionando nuestro sistema de informaci�n al denominado ERPII.

Hoy en d�a nos encontramos con diferentes empresas especializadas en el desarrollo de sistemas ERP, estos desarrollos son costosos tanto en tiempo como en recursos, por ello las grandes multinacionales fueron las primeras en implementar sistemas ERP en su gesti�n diaria, actualmente estas soluciones se han estandarizado y han permitido extenderse e implantarse en las peque�as y medianas empresas.

Entre las diferentes empresas desarrolladoras de sistemas ERP, podemos citar:

• SAP - La empresa l�der y m�s conocida en el sector, SAP es una empresa alemana fundada en 1972 por 5 ex-empleados de IBM, en 1973 lanzaron su primer paquete de gesti�n, pero fue en 1992 cuando presentaron al mercado su famoso sistema ERP SAP R/3, hoy en dia es l�der indiscutible y su sistema est� implantado en la mayor�a de las grandes empresas y multinacionales.

• Oracle - Fundada en el a�o 1977 Oracle se convierte en la empresa pionera en soluciones y desarrollos de gestores para bases de datos relacionales. En el a�o 2000 presente Oracle E-Bussines una suite que incluye su sistema ERP.

• People Soft - Compa��a estadounidense fundada en el a�o 1987, sus or�genes se focalizaron en el desarrollo de aplicaciones gestoras en el �rea de recursos humanos, en 1997 lanzaron su primer sistema ERP PeopleSoft 6.

Hoy en dia todos estos sistemas han evolucionado acompa�ando a la tecnolog�a existente, ahora podemos trabajar con nuestro ERP en cualquier parte del mundo con una tablet o smartphone gracias al cloud computing o computaci�n en la nube.

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