ERP - Explicación y definición del ERP

¿Qué es ERP?

Un ERP se define como un sistema de información que engloba todas o parte de las actividades de una empresa, el cual unifica toda la información en un único espacio con el objeto de recopilar, almacenar, procesar y distribuirla para la correcta gestión de una empresa u organización. El nombre ERP proviene de las siglas inglesas Enterprise Resources Planning o lo que es lo mismo Sistema de planificación de recursos.

Antes de explicar detalladamente la definición de ERP anteriormente descrita recordamos que una empresa u organización es un único sistema que a su vez está compuesto de otros subsistemas, áreas o departamentos, los cuales se relacionan e interactúan entre si y con el entorno externo con el objeto de proporcionar unos productos y/o servicios que satisfagan las necesidades de los usuarios o compradores. Por ello las personas de los diferentes departamentos o áreas que conforman un empresa han de trabajar en conjunto para lograr unos objetivos en donde la información ha de fluir y compartirse diariamente. Con un ERP las barreras de información entre los diferentes departamentos desaparecen, la información fluye y es compartida en tiempo real, por ejemplo de nada servirá calcular y establecer un sistema de producción para fabricar un lote óptimo si el departamento de abastecimiento no conoce este dato y por ende no dispone de stock suficiente para suministrar los materiales necesarios.

Volviendo a la definición de un ERP indicamos que se trata de un sistema de información el cual se apoya en las tecnologías informáticas y computacionales con el objeto de hacerlo eficiente y eficaz, por ello muchas veces se asemeja a un software, este sistema de información se basa en los siguientes 4 pilares:

1. Hardware - Hace referencia a los requerimientos de ordenadores, estaciones de trabajos... necesarios para instalar y trabajar con el programa ERP.

2. Software - Corresponde al propio sistema del ERP mediante el cual se introduce, almacena, calcula y se distribuye toda la información de la empresa.

3. Servidor - Es el sitio físico o virtual donde se almacena y se recupera toda la información de nuestro ERP.

4. Red- Se refiere a todo el sistema necesario para conectar a todos los ordenadores entre sí con el servidor, de tal forma que un gran número de personas pueda utilizar y compartir en cualquier lugar y hora la información de nuestro ERP.

Dentro del propio software, el ERP se apoya en las tecnologías existentes sobre bases de datos, mediante la cual toda la información es introducida y gestionada en una gran y potente base de datos la cual es almacenada en el servidor seleccionado.

Con todo lo expuesto anteriormente podemos identificar un ERP como una potente base de datos interconectada y relacionada con todos los departamentos de una empresa, en donde todos o parte de los empleados, gestores y directivos introducen la información relevante de su trabajo (todos trabajan en un mismo programa), el cual almacena y trabaja con todos los datos para reportarlos a la empresa con objeto de gestionarla correctamente.

Al igual que ocurre en las empresas, la base de datos del ERP se compone a su vez en diferentes módulos de gestión conectados entre sí que generalmente corresponden a áreas o departamentos, como por ejemplo módulos de:

Los usuarios de cada departamento trabajan diariamente con todos o algunos de los módulos a los cuales pueden acceder, introduciendo y manejando la información que recopila el ERP.

El ERP no solo capta y almacena datos, unas de las principales funciones es trabajar y calcular con estos datos con el objeto de automatizar tareas diarias de los usuarios, por ejemplo gracias a la información aportada por los diferentes departamentos el ERP es capaz de calcular en apenas unos segundos las necesidades de materiales en cantidad y fecha para la producción de un producto partiendo de la lista de materiales y de las necesidades de entrega, por otro lado es capaz de calcular y realizar automáticamente modelos de impuestos como el IVA o IRPF en periodos de tiempo que deseemos, nuestro ERP puede calcular los costes asociados a un producto, proyecto o sección, a su vez puede realizar las nóminas de todos los empleados en función de las horas trabajadas, antigüedad, puesto que desempeña... todos estos reportes y muchos más son realizados por nuestro ERP en apenas unos segundos y con un 100% de fiabilidad de cálculo, ¿te imaginas realizar estos trabajos manualmente?, sin lugar a duda invertiríamos un tiempo y esfuerzo excesivo en buscar, recopilar y analizar la información necesaria con la posibilidad de no disponer de datos o registros necesarios así como de equivocarnos mientras realizamos los cálculos.

Orígenes y evolución del ERP - Software ERP

Los orígenes de los sistemas ERP se remontan a la década de los años 50 donde los costosos, voluminosos y lentos ordenadores centrales que disponían las grandes empresas eran programados para realizar las primeras tareas automáticas relacionadas con la gestión de stocks.

En la década de los años 60 nacieron los primeros programas basados en el MRP, dichos programas planificaban los materiales necesarios para la fabricación de un producto tanto en fecha como en cantidad.

En los años 70 el éxito obtenido por los programas MRP así como las continuas necesidades que tenían las empresas y organizaciones para controlar y gestionar los procesos lo hizo evolucionar en el MRPII donde los ordenadores calculaban automáticamente las necesidades de personal y materiales para la fabricación de los productos de una empresa. Así mismo estos programas empezaron a interconectar otros módulos que compartían la información, por ejemplo mediante la información aportada por el MRPII el módulo de contabilidad era capaz de planificar las entradas y salidas de dinero de la empresa.

Durante los sucesivos años 80 y principios de los 90 cada vez se añadían más módulos a los sistemas MRPII, módulos como Recursos Humanos, Ingeniería, gestión de Proyectos ... acuñándose por primera vez el término de ERP en el año 1990 por la consultora estadounidense Gartner Group.

A principio del siglo XXI los sistemas ERP fueron evolucionando cada vez más y más conformen se le incorporaban nuevos módulos y herramientas de análisis, estos nuevos módulos nos solo interactuaban e interrelacionaban la información interna de la empresa, ahora se recoge toda la información que nos aportan nuestros clientes o usuarios, se introducen todas las leyes que regulan los paises así como se analiza los productos y/o servicios de la competencia con objeto de tener todos los parámetros necesarios para una excelente gestión de la empresa.

Módulos de gestión como el CRM (Customer Relationship Management) o gestión de las relaciones con los clientes, SPM (Supplier Performance Management) o gestión y análisis de proveedores, BI (Bussines Inteligence) o Inteligencia de negocios, hicieron que nuestro sistema mirase tanto el interior como el exterior de nuestra empresa evolucionando nuestro sistema de información al denominado ERPII.

Hoy en día nos encontramos con diferentes empresas especializadas en el desarrollo de sistemas ERP, estos desarrollos son costosos tanto en tiempo como en recursos, por ello las grandes multinacionales fueron las primeras en implementar sistemas ERP en su gestión diaria, actualmente estas soluciones se han estandarizado y han permitido extenderse e implantarse en las pequeñas y medianas empresas.

Entre las diferentes empresas desarrolladoras de sistemas ERP, podemos citar:

• SAP - La empresa líder y más conocida en el sector, SAP es una empresa alemana fundada en 1972 por 5 ex-empleados de IBM, en 1973 lanzaron su primer paquete de gestión, pero fue en 1992 cuando presentaron al mercado su famoso sistema ERP SAP R/3, hoy en dia es líder indiscutible y su sistema está implantado en la mayoría de las grandes empresas y multinacionales.

• Oracle - Fundada en el año 1977 Oracle se convierte en la empresa pionera en soluciones y desarrollos de gestores para bases de datos relacionales. En el año 2000 presente Oracle E-Bussines una suite que incluye su sistema ERP.

• People Soft - Compañía estadounidense fundada en el año 1987, sus orígenes se focalizaron en el desarrollo de aplicaciones gestoras en el área de recursos humanos, en 1997 lanzaron su primer sistema ERP PeopleSoft 6.

Hoy en dia todos estos sistemas han evolucionado acompañando a la tecnología existente, ahora podemos trabajar con nuestro ERP en cualquier parte del mundo con una tablet o smartphone gracias al cloud computing o computación en la nube.